幹事さん必見!上手い幹事がやっている、飲み会までにやる事8個

新年会、忘年会、暑気払い、
歓迎会に送別会…
何かと「飲み会」の機会って多い!

実はほとんど呑めない下戸ですが、
飲み会は大好きなレオトーラです!

「幹事を頼まれちゃった…!」

参加するのは楽しくても
幹事になるとさぁ大変!

失敗したらどうしよう

楽しんでもらえるかな…

デキル奴って思われたい!!

そんな悩める幹事さんのために
今日は
飲み会までに
幹事がやるべき事を8個
まとめました!


何度も幹事経験のあるベテランの私が、細かいところまでサポートしますよ!
ぜひこの記事を読んで「コイツ…デキルな!!」と思われましょう!

目次

幹事が当日までにやる事を時系列で並べるとこうなります。

  1. 幹事を頼んできた人と相談
  2. 日程調整
  3. 日程の告知と参加確認
  4. お店選び
  5. 参加者へ最終連絡
  6. お花、プレゼントの手配
  7. 席決め
  8. 会費の徴収

チャートにするとこんな感じ。

では、詳しく見ていきましょう!

① 幹事を頼んできた人と相談

まずは、幹事を頼んできた人と
ある程度のすり合わせをしておきましょう。

聞く事

  • 誰が主役か(会の目的)
  • だいたいの時期
  • 声を掛ける相手、部署
  • 主役と仲が良いけど範囲外の人を呼んで良いか
    (もちろん主役にも聞きます)
  • 会費の目安、会社から補助があるかどうか
  • 過去の参加率(分かればでOK)
  • 二次会も予約しておくべきかどうか


これで大体の

  • 時期
  • 人数
  • 会費

がイメージできましたね。

では次へ!

② 日程調整

歓迎会、送別会など、 主役がいる会なら
まず主役の予定を確保しましょう!

主役にく事

  • 希望の日時(できれば複数)
  • 呼びたい人
  • アレルギーの有無
  • 苦手なもの、希望のジャンル

= ベテランメモ =
好きなジャンルを指定してもらうと、幹事としてはお店を選びやすくなります。
筆者はガッツリ焼肉を指定された事がありますが、
本人の希望で焼肉にしました!と言えるので、参加者からの不満も出辛くて助かりました。
マイナーなジャンルだとお店が少ないので、和洋中・肉魚野菜くらいの絞り方でOK。


↓主役のいない会ならココから↓

皆さんの残業スケジュールの把握に努めながら
できるだけ多くの人が参加しやすい日を狙いましょう。

日程か参加者か、どっちを先に決めればいい?

社内の「いつものやり方」があればそちらで。
特になければかかる日数を考えます。

<<最短の開催予定日までに1ヶ月以上ある場合>>
a. 参加者の確保を優先
 ①候補日を2〜3日挙げて全員の予定を聞く
 ↓
 ②多数決などで日程を決定

全員の返信を待つことになるので、1週間はかかると考えましょう。
スルーされると個別に催促がいりますし、票が割れるなど、
大変ですが参加率は上がります。



<<最短の開催予定日まで1ヶ月を切っている場合>>
b.日程を優先
①幹事側で日程を決めてしまう

②全員に参加できるかを確認

この場合、後の「③日程の告知と参加確認」の際に
あまり日がないため、先に日時を決めさせていただきました」と言い添えると良いです。


いずれも優先順位は
主役>管理職>主役と仲の良い人>盛り上げ上手な人(ムードメーカー)
と考えます。



ここまでで開催日は決定。

スタート時間は定時+11.5時間がおすすめです。
例えば、17:30定時の場合 19:00開始です。

これで、日時が決まりましたね!

では次!

③ 日程の告知と参加確認

次は全員へ日程連絡をして参加を確認しましょう。

= ベテランメモ =
と、その前にちょっとしたコツを。
正式な連絡を回す前、早い段階で何人かに「この日になりそう」と伝えておくと◎。
事前に「噂」にしてもらうことで、参加率が上がりますし、
返信のスピードも上がりますよ↑↑

また、全員の返信を待たずにお店を仮予約しておくと安心です。
②~④はほぼ同時進行と思ってください。

②日程調整」ですでにスケジュール確認が出来ている場合は

  • いつに決まったか
  • 予定変更の場合は
    早めに連絡が欲しい

だけ伝えればOK。

告知する事

  • なんの会なのか
  • 日時
  • 場所・お店の情報(決定前ならエリアだけでも)
  • 会費(予算)
  • 返信期限
  • アレルギーのある人への配慮

細かく見ていきましょう。

●なんの会なのか
 送別会なら退職、異動などの事情をあたりさわりなく。
 歓迎会なら名前や配属の部署をしっかり書いてあげましょう。
 
●場所・お店の情報
 まだなら「○○駅前で検討中、おすすめのお店があれば教えてください」などかいておくと◎。

●会費(予算)
 歓迎会送別会の場合、主役からは会費を取らないのが普通です。
 主役の飲食代やプレゼント代を割り勘する旨と
 トータルした会費(確定でなくて良いので)を書き添えましょう。
 人数や価格は仮なので、あくまで「予算」でOK。
 予算の計算については後述します。

●プレゼントに関しては別記事を作成中です。

●返信期限(②で済んでいれば不要)
 ○日までに返事をくれるよう明記します。
「参加希望の方だけ返信ください」という手もありますが、
 後からねじ込まれると面倒なので、不参加でも返信ありの方が良いでしょう。
 二次会は予約が必要ない場合でも
 参加予定をあらかじめ聞いておくと当日スムーズです。

●アレルギーのある人への配慮
 「個別にご連絡ください」としましょう。
 主役の希望が例えばカニ料理など、アレルゲンの可能性が高い素材であれば
 その旨を書き添えます。


伝える内容は以上。
では次に考えるのは「伝え方」です。

いくつかの方法があり、それぞれメリット・デメリットがあります。
自分が「参加者」の経験があるなら、過去の慣習に倣いましょう。
特に決まっていないなら、下記の方法から選んでみてください。

<メール>
全員に一斉送信で済ませる方法です。
メリット
  ・一斉送信できる
 ・受信者が後から読み返せる
デメリット
 ・返信率が低い
 ・参加者同士の動向が見えない

= ベテランメモ =
他に誰が参加するのかは、参加者からすると重要な事。
仲の良い人が来るのかは本人に聞けるけど、苦手な方が来るのかは聞けなかったり…
メールで個別に返信だと、他の人の動向が見えず、
返事をし辛いという方がいるかもしれません
(自分でなんとかしてくれよって話なんですが)


開催日が迫っている時にオススメ!
<紙(回覧)>
「参加」「不参加」エリアにハンコを押していってもらう方法です。
メリット
 ・自分の所で止めるのが落ち着かないので、返事が早い。
  ただし、それでも止める人や、紛失リスクに備えて
  たまに所在の確認を。
 ・後半に回ってくる人なら、他の参加者が分かる
  ・まとめるのが楽チン
デメリット
 ・印刷などの手間

= ベテランメモ =
シヤチハタのサイトにかわいいテンプレートがあります!
私もよく使っています。

もっとたのしく!シヤチハタ委員会

「おもしろテンプレート」からダウンロードしてみてくださいね♪
そして初めて知りましたが、「シャチハタ」じゃなくて「シチハタ」なんですね…


<紙(各自回収)>
切り取り線などを付けた紙を配布して、半券で回答をもらう方法です。
メリット
 ・参加者側の手元に残る。
  先に予約済みの場合は、地図などを載せておけば
  後から再配布する必要がありません。
 ※後述しますが、参加人数確定前でもお店の予約は可能です。
デメリット
  ・作成、印刷、配布の手間がかかる
  ・管理が面倒
  ・回収が面倒

オススメ!
<共有ファイル>
社内サーバーなどにエクセルやGoogleスプレッドシートなどを用意しておき、
回答を書き込んでもらう方法です。
メリット

 ・全員が他の参加者を把握できる
 ・返事をしていない人が一目瞭然なので無視し辛い
デメリット
 ・扱いに不慣れな人がいるかも
 ・「誰でも見れる」を避けた方が良い内容もある。
  ※主役にも共有する場合は会費を記載しないこと。

普段から共有ファイルの扱いに慣れている人の多い職場にはイチオシ!

同じように扱えるアプリもありますよ!
どちらも、幹事さんだけがインストールすればOK。
参加確認のURLを共有して管理できます。

スマート幹事くん




SYUUGO:幹事さん向け日程調整・お店選び・場所決めツール

あとは全員の返事をまとめて参加者リストを作っておきましょう。
名前と、会費の徴収メモ欄だけあればOKですよ。

次はいよいよ、お店を決めます!

④ お店選び

いよいよ!
1番悩む、お店選びです!!

④としましたが
②③と並行して進めておくのが◎。

候補日が挙がった時点から
お店の候補を考えておきます。
いざ直前で
「全然空きがない!」
と焦らなくてすみますよ。

日程がほぼ確定した時点で、仮予約ができるお店なら抑えてしまいましょう!
仮予約なら、人数は後で増減可能なお店が多いです。
ただし、お店に迷惑をかけないよう常識的に。
複数のお店をキープする等はやめましょう。

教えてもらえたお店があれば調べる

身近な口コミが1番信頼できます。
もし条件に合わなくても、二次会の候補にしてくれれば教えた側も嬉しいですね!

ぐるなび、ホットペッパー、食べログで探す

こちらからどうぞ

ぐるなび

ホットペッパー

食べログ

チェックポイント

  • 人数が収まるか
  • 立地
  • 予算・好みに合わせたコースと飲み放題があるか
  • 雰囲気

詳しく説明します。


・立地
 職場の近くがベスト

・予算・好みに合わせたコースと飲み放題があるか
スムーズな飲み会にするためには
コース+飲み放題で探しましょう。

また、個々の好き嫌いは度外視でOKですが、管理職の好みなどは考慮できれば◎。

予算相場は大体4000〜4500円(主役分を計算に入れてくださいね)。
5000円を超えると「高いな」と感じます。

*予算の考え方*
<例>
主役の飲食代+花束+プレゼント代=10,000円
これを参加者20名で割り勘すると
1人500円

会社の補助や役員のポケットマネー
=30,000円
これも20名で割ります。
1人1,500円

→1人あたり
コース代+500円-1,500円

つまり コース代+(主役にかける金額÷人数)-(補助÷人数)
となります。

補助や役員のご厚志があれば予算をあげられますね。
また、できれば「幹事無料」プランなどを狙いたい所。

= ベテランメモ =
「幹事無料」プランはお得なので是非狙いたい!
ただし、みんなへ還元する使い方をしましょう。


頑張って幹事をやるんだから、少しくらい得したいですよね。
…しかし、中には「ずるい」と感じる方もいるのです。
(じゃあ幹事やれよって話ですけどね)

お店やコースで検索すれば、すぐ
「あ、幹事は無料だな」ってバレます!
(「ずるい」と言うタイプの人は調べるんですよ…!)

目先の5,000円で信頼を失うのは賢いとは言えません。
なので、コッソリやるよりは
例えば
・無料になった分でプレゼントを用意する
・主役の分を【幹事無料】分で支払う

など、みんなに還元できる形を取れば文句は出ないでしょう。
また自分のクレジットカードで支払ってポイントを付けるのも
あまり印象は良くないのでバレないように!

また、コースや飲み放題についてですが、
例えば「飲み放題だけどビールが発泡酒」
という残念なお店もあります。
食事・ドリンクともに満足してもらえるよう、
じっくりメニューを見ましょう。



・雰囲気
学生が集うようなチェーン店ではガッカリされますよ!
 女性が多ければおしゃれなお店。
 年配の方が多ければ趣のあるお店。
参加者に合わせて上手に選びたいですね。

しかし、予算が低かったり、人数が多いとどうしてもチェーン店しか選択肢がなかったりします。
チェーン店の中でも、できるだけ落ち着いた雰囲気のお店を選びましょう。


また、日程に余裕があれば下見をしておけば完璧!

下見でチェックする箇所

  • 場所
  • 雰囲気
  • 味やボリューム、スムーズに料理やドリンクが出てくるか
  • 接客態度

お店を決めたら予約を入れる

ネットから予約すれば メールで残るので安心です。

お店から折り返し電話が来ますので、
・人数の増減に対応可能か。
 いつからキャンセル料が発生するか。
・アレルギー対応できるか

など、細かい点を確認しておきましょう。
席決めが必要な場合は座席についても聞いておきます。

また、二次会の予約が必要ない場合でも、
いくつかお店の目星はつけておきましょう。

すぐ電話で空きを確認できるようにしておけば
いざという時スムーズです。

これでようやくお店が決まりました!
では確定した内容を参加者へ伝えましょう。

⑤ 参加者へ最終連絡

確定事項として参加者へ連絡をします。
不参加の方へは連絡不要ですよ。

  • 日時
  • 場所
  • お店の情報
  • コース
  • キャンセルについて
  • 会費の徴収日(前日〜当日夕方まで)
  • 補助やポケットマネーの有無

では細かく説明!


・お店の情報
店名、地図、電話番号など

・キャンセルについて
トラブル防止のため「日以降のキャンセルはキャンセル料が発生します。」と書いておきます。
万一キャンセルが出たら、お店への連絡は幹事から。
キャンセル料金が発生するなら本人に払ってもらいます。
嫌なら代わりの人を探してもらう事!(協力はしましょう)

・会費の徴収日
いつ回収に回るか書いておきます。
詳しくは後述します。

・補助やポケットマネーの有無
参加者がお礼を言えるよう、
「○○部長からご厚志をいただいております。」
など書いておくと◎


あと少し!
がんばって!!

⑥ お花、プレゼントの手配

送別会の場合、主役へのお花やプレゼントの手配も幹事の仕事。
個別に計画している人がいないかどうか、主役と仲の良い人に念のため確認もしておきましょう。
また、その時、主役の好みなどをリサーチしておきます。

おすすめのプレゼントに関しては後日別記事で詳しく解説します。

⑦ 席決め

座席をキッチリ決めておくかは、過去の慣習に倣いましょう。
決めておく場合は「事前に座席を教えてもらえるか」お店へ確認を。

・中央に主役
・下座、もしくは店員さんとやりとりしやすい場所に幹事

あとは残りのメンバーを
役職、年齢の高い順や勤続年数の長い順に奥(上座)から入口(下座)へと埋めていきます。

もちろん仲の悪い方同士は離したほうがいいですが、
普段接点が無い人同士というのは意外とお話が盛り上がったりします。
飲み会のいい所ですね。

また、5〜6人に1人、盛り上げ上手なムードメーカーが居てくれれば安心です。

ザックリで良いなら年齢や部署、チームごとにエリアを決めるだけでも。
「この6席は○○チーム」みたいな感じです。

あとはあまり考えすぎなくても、お酒が進めばみんな好きに動き始めます(笑)

⑧ 会費の徴収

前日〜当日夕方までに、社内で会費を集めましょう。

名前だけ書いたチェックリストがあればOK。
どうしても会えなかった人には会場でもらいます。
飲み始めると忘れるので、先にもらいましょう(笑)
また、会費に端数があるならお釣りを用意しておきましょう。


以上で当日までの準備はすべておわりです。
おつかれさまでした!!

まとめ

幹事のやるべき作業はこの8個。

  1. 幹事を頼んできた人と相談
  2. 日程調整
  3. 日程の告知と参加確認
  4. お店選び
  5. 参加者へ最終連絡
  6. お花、プレゼントの手配
  7. 席決め
  8. 会費の徴収

こんな記事を書いておいてなんですが、会社によってやり方や雰囲気は様々です。
1番良いのは幹事経験者の先輩や上司にアドバイスをもらう事!!

会社には、それぞれ独自の「文化」があります。
知らずに進めるより、慣習に倣う方が参加する側も戸惑わずに済むので、
ガンガン質問してみましょう!

何より、1番大切なのは
「失敗しない事」ではなく
「みんなに楽しんでもらう事」。


この記事が悩める幹事さんの助けになれば嬉しいです。

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兵庫県在住、アラフォー人妻。 夫とオス猫5匹のハーレム暮らし。 インハウスデザイナー。 日々のふとした疑問などを掘り下げて、雑多に綴ります。

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